DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA EMPRESA

1. TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA
En las empresas se producen constantemente flujos de información, es decir, se producen comunicaciones internas entre departamentos, secciones, áreas funcionales, etc.
Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones internas tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.
La mayoría de los textos de organización interna se utilizan varias veces al día, por lo que si las empresas disponen de un modelo, se agiliza el trabajo y la función de comunicación.
Los modelos más frecuentemente utilizados en la organización interna de la empresa son: Aviso y anuncio. Comunicado interno o memorándum. Informe. Convocatoria. Acta. Certificado. Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas. Portada de fax o carátula.
1.1. Aviso y anuncio
Son mensajes breves dirigidos a un colectivo, que se envían por correo electrónico o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.
Son mensajes muy breves con un lenguaje sencillo.
1.2. Comunicado interno o memorándum
Hay ciertas comunicaciones que pueden realizarse por teléfono, pero determinados asuntos internos deben quedar documentados por escrito.
Tradicionalmente estos comunicados se hacían en soporte papel, pero actualmente el correo electrónico está sustituyendo al soporte papel como medio de transmisión, aunque el documento es el mismo.
El mensaje debe ser breve y ágil, para que se comprenda inmediatamente.
Si la información que se desea transmitir es compleja, debe desarrollarse como un anexo al propio memorándum.
Su estructura es la siguiente:
- Nombre del documento: Comunicado interno, nota interna.
- Emisor/es: "De" indicando el cargo.
- Destinatariols "A": Persona o departamento a quien se dirige.
- Asunto: síntesis del mensaje.
- Mensaje: introducción, exposición y conclusión.
- Firma: del emisor, con el nombre y apellidos debajo.
- Fecha: lugar, día, mes y año.
- Información complementaria: anexos, información ocasional, personas que reciben copia...
1.3. Informe
Es un documento que recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto. Sirve para transmitir información y puede incluir gráficos, fotografías, organigramas, así como documentos anexos.
Los informes también incluyen propuestas de actuación, aconsejando determinadas actuaciones.
Su estructura podría ser:
- Portada: Título del informe, nombre de los redactores, nombre de los destinatarios, fecha
- Introducción: Objetivos principales del informe.
- Desarrollo: Es la parte donde se redacta toda la información objetiva. A veces se incluye información complementaria como gráficos, estadísticas, tablas, etc.
- Conclusión: Análisis e interpretación de los datos contenidos en la exposición Si el informe es expositivo no tiene conclusiones..
- Recomendaciones.
- Anexos: Puede incluirse bibliografía, fuentes consultadas, etc.
1.4. Convocatoria
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión. El documento ha de ser funcional no dando lugar a interpretaciones por parte de las personas interesadas. Se utilizará un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora.
Es obligatorio que conste el orden del día, es decir la relación detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria.
Su estructura es:
- Título: tipo de reunión (consejo, asamblea, junta...) y nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
- Convocatoria: citación a los destinatarios para que acudan a la reunión, comunicándoles el motivo de la misma precisando la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
- Orden del día: normalmente comienza con la "lectura y aprobación del acta de la sesión anterior" y termina con "ruegos y preguntas".
- Cierre: suele comprender la fecha y el lugar desde el que se convoca y la firma del presidente.
1.5. Acta
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Así como la convocatoria es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido, el acta es necesaria para que recoja todas las decisiones acordadas.
En la reunión, uno de los participantes actuará como secretario y será él el encargado de elaborar el acta, a partir de las notas recogidas durante la reunión.
El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes lo antes posible. Antes de firmar el documento, su contenido ha de ser aprobado por los asistentes. La aprobación puede hacerse en el transcurso de la propia reunión o puede hacerse en la reunión siguiente, siendo el primer punto del orden del día.
Estructura de las actas
- Encabezamiento con el nombre de la empresa o institución.
- Relación de asistentes.
- Lugar y fecha de la reunión.
- Hora de comienzo y finalización. - Orden del día (temas a tratar).
- Resumen de los temas debatidos.
- Breve descripción de cómo han acontecido los temas expuestos.
- Firma del Secretario y aceptación y firma del Presidente.
1.6. Certificado
Documento que sirve para constatar un determinado hecho. Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe, siendo elaborado por una persona autorizada en la organización.
Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos, como resultados académicos, asistencia a un curso, experiencia profesional, etc. Tienen la siguiente estructura:
- Encabezamiento: nombre o logotipo de la empresa que emite el certificado. Si lo emite una persona en nombre de la empresa, deben constar su nombre y cargo.
- Cuerpo: comienza con la expresión "Certifica" o "Certifico" y, a continuación, se detalla el hecho o circunstancia que se certifica.
- Cierre: con la fecha, en letra, precedida de alguna frase del tipo: "y para que conste a los efectos oportunos, firmo el presente certificado en..... " “y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado y a efectos de su presentación en..."
- Firma de la persona cuyos datos encabezan el escrito.
Cifras y fechas
Para evitar errores o posibles alteraciones posteriores, las cifras y fechas se escribirán tanto en número como en letra.
1.7. Portada de fax
Este documento es una hoja que acompaña y presenta a un fax y que contiene los datos del emisor y del destinatario. El objetivo de una portada de fax es que este llegue íntegro a su destinatario concreto.
Su estructura es la siguiente:
- Datos del remitente: tanto de la empresa como de quien lo elabora. Se incluyen números de teléfono y fax, para posibles incidencias.
- Datos del destinatario: nombre de la persona y el departamento al que se dirige.
- N.° de páginas, incluida la portada, para comprobar que han llegado todas las páginas que se envían.
- Mensaje: puede incluir alguna observación, si se desea, puede enviarse sin saludo y despedida.
- Fecha.
A la hora de realizar una portada de fax, podemos diseñarla nosotros mismos, basándonos en la estructura propuesta, o bien podemos utilizar las plantillas que nos proporcionan los programas de proceso de textos, que facilitan mucho la tarea, ya que la estructura está prediseñada y únicamente hay que introducir los datos.
1.8. Notas de recepción de visitas o llamadas telefónicas
Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atiende una visita para transmitir un mensaje al destinatario correspondiente.
Su estructura es muy simple e, incluso, puede ser redactada en un papel en blanco que se dejará al destinatario. No obstante, es recomendable que la empresa diseñe un modelo de hoja que incluya, al menos, el siguiente contenido mínimo:
- Destinatario: persona a la que llaman o a quien quieren visitar.
- Remitente: persona que ha llamado o ha venido.
- Motivo de la llamada o de la visita.
- Número de teléfono de quien llama, para devolver la llamada.
- Mensaje: breve y claro.
Actualmente, muchas empresas, utilizan alguna aplicación informática (por ejemplo, Microsoft Excel) para elaborar estas notas de recepción, diseñando una plantilla de registro de llamadas, donde se incluye el contenido mínimo y enviando un aviso por correo electrónico al destinatario de la llamada recibida.

2. TEXTOS PROTOCOLARIOS
No tienen una finalidad comercial, son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas.
El lenguaje de los textos protocolarios debe ser sencillo, directo y ajustado con el contenido del mensaje (no será lo mismo felicitar por un nacimiento, que dar el pésame por un fallecimiento).
Algunos de los escritos que veremos a continuación pueden redactarse en forma de carta, aunque en la mayoría de los casos se utilizan tarjetas de empresa o tarjetas en blanco. No obstante, para los textos cuya naturaleza lo permite, cada día se utiliza más el formato electrónico, a través del envío de mensajes de correo electrónico o SMS. En todo caso, si se realizan en el formato tradicional, la presentación reviste especial importancia por lo que el papel y el sobre deben ser de calidad.
En los escritos protocolarios su estructura es simplemente orientativa, pudiendo variar según lo estime el emisor, adaptándolo a las circunstancias del caso y al medio utilizado.
2.1. Saluda
Es un documento que se utiliza para comunicar, formalmente, alguna información breve, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación comercial
Su estructura suele constar de un encabezamiento con los datos del remitente, el cuerpo del escrito después de la palabra "Saluda” con un tamaño de fuente más grande que el anterior y destacada en párrafo aparte y, finalmente, el cierre, que presenta alguna información o invitación. Además, se puede incluir una despedida final, con una frase formal de cortesía.
Las principales características del Saluda son:
- Se suele redactar en tercera persona
- Se escribe en papel tamaño A5.
- Nunca se firma.
2.2. Invitación
Documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración. Para este fin puede utilizarse también el Saluda, por lo que sus características generales (tamaño, formato, lenguaje, etc.) son las mismas.
Deben personalizarse, bien en el propio escrito, bien en el sobre en el que se incluirán. Suelen incluir la petición expresa de confirmación de asistencia al evento así como, en su caso, la indicación de si se requiere algún tipo de etiqueta o puede vestirse informalmente.
2.3. Felicitaciones
Las felicitaciones son escritos dirigidos a personas por motivos diversos, como por ejemplo éxitos en su carrera profesional, nombramiento por un cargo, acontecimientos agradables de la vida personal, fiestas de Navidad, etc.
Su estructura es muy simple; comienza con un saludo cordial y de proximidad, sigue con el mensaje propiamente dicho de felicitación por el hecho concreto objeto de la comunicación y termina con una despedida de acuerdo con el tono del saludo.
Si sus destinatarios son todos los trabajadores de la empresa, suelen realizarse por correo electrónico (por ejemplo, felicitándoles por haber conseguido los objetivos de ventas del año), si es sólo uno de ellos o un pequeño grupo, suelen hacerse en papel, y, a poder ser, escritas a mano o, en todo caso, firmadas personalmente, para darle un carácter de atención especial.
Si sus destinatarios son ajenos a la empresa, se realizarán en formato papel, de acuerdo a las mismas reglas que hemos indicado para los trabajadores.
Felicitación
2.4. Nota de regalo
Es una nota escrita a mano, generalmente en el reverso de una tarjeta de visita, cuya finalidad es acompañar a un regalo que no se entrega personalmente.
El texto es muy breve y conciso (por ejemplo, "muchas felicidades") ya que su fin es únicamente informar de la procedencia del regalo.
En concreto, su contenido normalmente incluye unas breves palabras de cortesía acompañadas de la firma del emisor. También suele incluirse el día, mes y año en que se envía y el nombre o logotipo de nuestra empresa, cuando se envían a alguien ajeno a la misma.
2.5. Pésame
Es un mensaje que se utiliza para transmitir el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa.
Según la relación que se mantuviera con el fallecido o con los destinatarios del pésame, el tono será protocolario y solemne o más personal y próximo.
El pésame siempre será personalizado, pudiendo utilizarse una carta, un escrito tamaño A5 o una tarjeta.
2.6. Esquela
Son mensajes publicados en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa.
Si bien, habitualmente, es la familia quien las publica, pueden ser también insertadas por la empresa, como muestra de condolencia. Lógicamente, el tono debe ser solemne debiendo prestarse especial atención a aspectos como las creencias religiosas.
2.7. Telegrama
Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía mediante el servicio de telégrafos.
Como el precio del envío depende del número de palabras utilizadas, estas se reducen al mínimo; por tanto estos escritos tienen un lenguaje especial en el que no se suelen utilizar artículos, preposiciones, etc., para conseguir un texto muy corto.
Por ejemplo, si queremos decir "no podremos llegar el día previsto, sino que lo haremos con dos días de retraso, a la misma hora", en un telegrama diremos "Imposible llegar fecha prevista. Retraso dos días. Misma hora".
Normalmente se redactan en un formulario que existe en las oficinas de correos, por lo que su estructura se adaptará a las casillas que existen en dicho formulario y que básicamente son:
- Destinatario: nombre, dirección y número de teléfono.
- Texto: como hemos indicado, muy breve y directo.
- Emisor: datos personales, domicilio y teléfono.

3. TEXTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
En este apartado vamos a estudiar algunos de los documentos que utilizan las empresas y los ciudadanos para relacionarse con la Administración. No trataremos aquí de los documentos generados por las distintas Administraciones (General, Autonómica y Local), en el desempeño de su actividad (notificaciones, edictos, oficios, etc.) si no los que redactan los ciudadanos y empresas dirigidos a la administración.
El lenguaje utilizado en estos textos tradicionalmente era muy formal y plagado de expresiones arcaicas y legalismos. No obstante, la Administración se ha ido volviendo más y más accesible. Por tanto, a pesar de tener que seguir utilizando un lenguaje más o menos formal, usando algunos conceptos legales, ello no significa que el lenguaje tenga que ser complicado ni excesivamente formal.
Lo esencial es que la redacción de estos escritos sea clara y concisa, aportando, sin extenderse en exceso, todos los datos necesarios para facilitar, lo más posible, la tramitación y evitar cualquier equívoco que pudiera dificultar dicha tramitación.
A continuación vamos a analizar algunos de los principales documentos que se utilizan en las relaciones con la Administración Pública.
3.1. Solicitud
Es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones del solicitante con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo.
La solicitud debe estar fundamentada e inicia un procedimiento administrativo a instancia del solicitante; por ello, comúnmente se conoce también a este documento como "Instancia". (Vulgarmente expone y solicita)
Es habitual que este documento esté normalizado en impresos existentes en las dependencias administrativas, en los que únicamente habrá que rellenar las casillas correspondientes.
Ello no quiere decir que se tenga que presentar obligatoriamente en dichos impresos, sino que puede presentarse en documentos de elaboración propia, eso sí, respetando siempre una estructura fija.
Contenido mínimo de una solicitud:
- Datos personales del solicitante: nombre, apellidos, DNI, domicilio, teléfono (opcionalmente puede indicarse la edad).
- Datos del representante: si el solicitante es una entidad, pública o privada, deberán constar los datos de quien la represente.
- Exposición de hechos: tras la fórmula EXPONE o EXPONGO, se explican todos los hechos y razonamientos que justifican la petición al órgano administrativo. Si fueran varios se separan en distintos párrafos y se numeran.
- Medio preferente y lugar de presentación: el solicitante debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la notificación. Es válido cualquier medio (carta, fax, etc.) que permita tener constancia de su recepción por el interesado.
- Solicitud: tras la fórmula SOLICITA o SOLICITO se formula la petición o peticiones concretas. Si se piden varias cosas se hará también en párrafos separados y numerados correlativamente.
- Relación de documentos que acompañan a la solicitud, numerados.
- Fecha y firma: no es necesario añadir el nombre y apellidos, ya que constan en el encabezamiento.
- Órgano, o unidad administrativa a que se dirige la solicitud.
3.2. Denuncia
Documento que se utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo. La denuncia no tiene por qué iniciar el procedimiento, sino que, a través de ella, se solicita al órgano administrativo que lo inicie.
La redacción debe ser clara, concisa y con frases cortas y sencillas. Además, lo más importante es que debe presentar los hechos de forma objetiva.
Su estructura es la siguiente:
- Datos identificativos del emisor de la denuncia.
- Hechos: exposición ordenada y cronológica de los hechos y razonamientos en los que se basa la denuncia.
- Documentos adjuntos: relación nominal y numerada de todos los documentos, si los hubiera, que se aportan como fundamento de la denuncia presentada.
- Medio preferente y lugar de notificación: el denunciante debe indicar el lugar y medio por el que prefiere recibir la notificación.
- Firma.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la denuncia.
3.3. Alegaciones
A través del documento de alegaciones el interesado en un procedimiento, ya iniciado, aporta los órganos responsables de este, datos o valoraciones para su consideración. A través de las alegaciones se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.
La redacción debe ser clara y sencilla para evitar ambigüedades y facilitar la lectura y comprensión. Deben evitarse también los párrafos excesivamente largos. Se deben presentar sin apreciaciones personales, es decir de una manera objetiva.
Su estructura es la siguiente:
- Datos identificativos de quien presenta las alegaciones.
- Asunto o procedimiento en el que realiza la alegación, especificando, si se conoce, el número de expediente.
- Exposición ordenada de los datos, hechos o argumentos que se desea que el órgano competente tenga en cuenta en el momento de resolver.
- Relación nominal de los documentos que, en su caso, se aportan.
- Lugar, fecha y firma.
- Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige la alegación.
3.4. Recurso
Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.
Tiene la siguiente estructura:
- Encabezamiento: comienza con la palabra "Recurso", centrada en el papel. A continuación figuran los datos de la persona afectada por la resolución, que firma el recurso, y que se denomina recurrente.
- Interposición de recurso: indicación de la disposición contra la que se está recurriendo, órgano que la dictó, fecha en la que se dictó y fecha en la que se ha notificado.
- Alegaciones: se detallan los argumentos por los cuales formulamos el recurso. Cada alegación irá en un párrafo. En el caso de aportar documentación se hará constar en este apartado.
- Solicitud: es consecuencia de las alegaciones anteriores y en las que se fundamenta el recurso.
- Cierre: lugar, fecha, firma y destinatario.
Fecha de notificación
En los recursos es muy importante el dato de la fecha de notificación, pues en la mayoría de las resoluciones se dispone de un tiempo limitado para interponer recursos, plazo que empieza a contar desde la notificación.
Administración electrónica
Supone la sustitución del formato en papel por el electrónico para toda la tramitación de los expedientes administrativos. Los ciudadanos podrán presentar sus solicitudes, recursos, etc. por vía electrónica, lo que agiliza y simplifica los procedimientos, ahorrando mucho tiempo y haciendo que la realización de trámites sea más cómoda.
Tiene tres puntos relevantes:
- Firma electrónica: sirve para autentificar la identidad del autor de un documento.
- DNI electrónico: permite asociar el DNI a un certificado electrónico que acredita la identidad del titular en la realización de trámites por vía telemática.
- Red 060: a través del portal www.060.es se pueden realizar la mayoría de los trámites ante cualquier Administración, así como obtener información, ofreciendo un completo servicio de atención al ciudadano