1.
LA COMUNICACIÓN ESCRITA EFICAZ
Un documento
bien redactado es aquél que deja claro el mensaje principal utilizando un
estilo y una gramática que no distraen al lector del objetivo del documento.
Eficacia:
se
define como la capacidad de alcanzar el efecto que se espera o desea, al
realizar una acción. Eficiencia, se refiere al uso racional de los medios para
alcanzar un objetivo.
¿EN
QUÉ CONSISTE DESDE UN PUNTO DE VISTA PRÁCTICO?
Consiste en
adquirir las habilidades y técnicas de redacción empresarial más eficaces según
el tipo de documento; redactar los mensajes de manera que impacten y sean
persuasivos y siempre capten la atención del lector.
Es
imprescindible evitar el desorden en la estructura del mensaje, la repetición
de palabras, la falta de concisión y claridad y, sobre todo, el lenguaje
rebuscado que dificulta la lectura.
Seis reglas
para una estructura eficaz:
1. No se debe
usar una metáfora, un simil u otra figura retórica de las que estamos
acostumbrados a leer o escuchar, ya que las frases dejan de comunicar
emociones.
2. Se deben
utilizar palabras cortas frente a palabras largas.
3. Si es
posible eliminar palabras para acortar una frase, debe hacerse.
4. Debe usarse
la voz activa frente a la voz pasiva.
5. Para que
nuestras ideas lleguen a un mayor número de personas, no se deben usar
extranjerismos, palabras científicas, tecnicismos ni la jerga.
6. Finalmente,
Orwell recomienda romper cualquiera de estas reglas cuando den como resultado
una expresión extraña.
2.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN EL LOS TEXTOS DE LA EMPRESA
La
comunicación escrita debe utilizar un lenguaje formal, directo y correcto. Las
oraciones serán cortas y las construcciones gramaticales sencillas. Tampoco es
necesario utilizar términos excesivamente técnicos sino que se debe utilizar un
lenguaje directo, llano y sobrio.
Para comunicar
esfuerzos suelen utilizarse modelos de documentos que se reutilizarán, con las
modificaciones pertinentes, cuantas veces sea necesario. Si es la primera vez
que redactamos un determinado documento, puede ayudarnos elaborar un esquema,
facilitará la escritura y la fluidez del razonamiento y a la larga nos ahorrará
tiempo.
Debemos tener
claro lo que queremos comunicar, para lo cual es importante conocer toda la
información relacionada con el asunto. Primero, escribiremos cualquier dato,
conclusión o afirmación que podamos necesitar. Posteriormente, intentaremos
ordenar esta información de una manera lógica y preparar un borrador, basando
la redacción en el esquema.
Sé comienza
con la información más importante y a continuación la información menor.
3.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA
El estilo de
un escrito es su modo de expresión, puede ser coloquial, formal, rígido,
relajado, etc. En el ámbito empresarial debe respetarse una serie de
principios, como son: concisión, claridad, emplear la voz activa, evitar la
redundancia, emplear los dos géneros y diplomacia.
3.1.
CONCISIÓN
La concisión es
usar el mínimo de palabras para expresar la idea completa.
Escribir de
una manera concisa supone evitar las opiniones personales, si no queda más
remedio es conveniente advertir de que es un punto de vista propio.
3.2.
CLARIDAD
Hay que
intentar escribir del mismo modo que hablamos para facilitar la lectura al
receptor. El lenguaje debe ser sencillo, evitando la jerga o frases hechas que
transmiten falta de vocabulario.
3.3.
EMPLEAR LA VOZ ACTIVA
Facilitará la
claridad y la conclusión y la comunicación.
3.4.
EMPLEAR LA VOZ ACTIVA
No repetir
palabras o conceptos que significan lo mismo. El empleo de palabras y frases
redundantes hará que nuestra redacción no parezca cuidada. La capacidad de
comunicarnos se basa en nuestro vocabulario, a medida que este se amplia,
aumenta la precisión en nuestro lenguaje.
3.5.
EMPLEAR LOS DOS GÉNEROS
Al redactar
hemos de cuidar no utilizar un lenguaje sexista, ya que demostramos nuestra
manera de pensar en general. A utilización de los dos géneros evita ofender al
lector.
4.
TÉCNICAS DE CONSTRUCCIÓN DE ORACIONES Y ÁRRAFOS ARA UN ESCRITO EFICAZ
La idea
principal suele aparecer al principio y debe ser muy clara, el resto del
párrafo desarrollará esa idea principal y aclarará el sentido y el significado
de esta.
Existen:
-
Los párrafos de narración o explicación: intentan explicar un punto de
vista, se utilizan palabras y expresiones como: en mi opinión, yo pienso que,…
-
Los párrafos de causa y efecto: se usan para establecer relaciones de
cómo o por qué ocurren los hechos, expresiones propias: porque, ya que,…
-
Los párrafos de definición: se utilizan para explicar el
significado o el concepto de la idea principal: se define como,…
-
Los párrafos de clasificación y división: sirven para agrupar ideas del
mismo tipo de categorías, su propósito es categorizar un conjunto complejo en
categorías más simples y útiles o en subdivisiones. Palabras usadas: es un tipo
de, puede dividirse en,…
-
El párrafo de comparación y contraste: se muestran las similitudes y las
diferencias entre dos o más personas, lugares, objetos o ideas; es similar a,
sin embargo,…
-
Con el párrafo de secuencia o proceso: se describe una serie de eventos o un
proceso en un determinado orden.
Orden:
primero, segundo,… al principio, antes, luego,…
Tiempo:
recientemente, previamente, cuando, después de que,…
-
El párrafo de evaluación: utiliza expresiones como: bueno, malo, correcto,
incorrecto,…
5.
ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALES
La expresión
escrita de algunas palabras puede hacerse mediante una o varias de sus letras
para acortar el texto.
Las
abreviaturas se crean normalmente eliminando alguna de las letras o sílabas
finales o centrales y siempre terminan con un punto, aunque en alguno de los
casos puede sustituirse por una barra inclinada.
Hay que
recordar que las abreviaturas mantienen siempre las tildes de sus palabras de
origen. El uso de mayúsculas en las abreviaturas depende del contexto en el que
aparecen.
Los símbolos
son abreviaciones de carácter científico-técnico. No llevan punto al final ni pueden
cambiarse por mayúsculas ni se pluralizan. Los símbolos de los países constan
de tres letras mayúsculas.
6.
HERRAMIENTAS PARA LA CORRECCIÓN DE TEXTOS
6.1.
PROGRAMAS INFORMÁTICOS PARA LA CORRECCIÓN DE TEXTOS
Los programas
de corrección de textos son capaces de verificar la corrección ortográfica,
gramatical, tipográfica o de estilo, según los niveles de procesamiento de la
aplicación.
Si el
corrector es exclusivamente ortográfico no señalará errores como la falta de
concordancia gramatical.
6.2.
DICCIONARIOS
Existen varios
tipos de diccionarios:
1. Normativos:
recogen por orden alfabético las palabras con sus significados.
2.
Enciclopédicos: incluyen nombres propios.
3. Bilingües:
se utilizan para traducir palabras de otra lengua.
4. De
sinónimos y antónimos: proporcionan listas de palabras de significado igual o
parecido, o de significados contrarios.
5. Técnicos:
son diccionarios específicos para las palabras de un campo del saber.
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