TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACION

1. LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

1.1. ¿QUÉ ES ORGANIZAR?

Organizar significa ordenar todas las actividades que la empresa ha de realizar para alcanzar los objetivos propuestos. Cada componente de la organización debe cumplir con su responsabilidad y la jerarquía que se establezca.

Organizar implica:

- Establecer una estructura para conseguir los objetivos.

- La coordinación de los factores, humanos y materiales, de la empresa.

- La agrupación, división y asignación de funciones.

- El establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad.

- Implantar los métodos más sencillos para trabajar mejor.

1.2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

- Las actividades que se establezcan deben ser necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa.

- Se debe fomentar la especialización en beneficio de la eficacia.

- La autoridad y la responsabilidad debe fluir de arriba abajo.

- Cada subordinado debe informar a un solo jefe.

- Las líneas de autoridad y responsabilidad deben estar muy claras, por escrito.

 Todas las partes de la organización deben estar coordinadas.

- La estructura de la organización debe permanecer.

1.3. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

1ª Etapa. División del trabajo: consiste en distribuir las actividades con el fin de asignar medios, materiales y humanos, para favorecer la especialización y el perfeccionamiento en el trabajo.

2ª Etapa. Establecimiento de estructuras:

a) Jerarquización: consiste en organizar los recursos humanos de la empresa y establecer grados de autoridad y responsabilidad.

En toda organización jerarquizada se diferencian tres estructuras:

- Lineal: estructura de tipo vertical. La línea señala el grado de autoridad en sentido descendente y responsabilidad en sentido ascendente.

- Funcional: estructura horizontal, todos los componentes ostentan la misma posición jerárquica y llevan a cabo funciones diferenciadas.

- Staff: asesoramiento que presta estos servicios al resto de los equipos.

b) Departamentalización: consiste en agrupar tareas similares en unidades o áreas específicas.

Los tipos de departamentos más usuales son:

- Por funciones: las actividades se agrupan según las funciones que desempeñan.

- Por producto: cuando las empresas tienen líneas de producción diferenciadas.

- Por zona geográfica o por territorio: las actividades se dividen por zonas geográficas, países, comunidades, provincias, etc, para facilitar la gestión del negocio.

- Por clientes: las actividades se agrupan por grupos de clientes con características comunes.

- Por procesos: la departamentalización se realiza en función de la fase productiva en que se encuentra la empresa.

- Por turnos: se utiliza en fábricas que no paran su proceso productivo.

c) Asignación de autoridad: la autoridad es la facultad que otorga a una persona para dirigir, dar órdenes a sus subordinados y exigirles responsabilidad.

La autoridad formal parte de un superior y se ejerce sobre otras personas. Si se ejerce sobre un grupo, se denomina lineal, pero si ejerce por una o varias personas sobre funciones distintas, será funcional.

Otra cuestión de organización es:

- Una organización administrativa centralizada supone mantener el control sobre todas las actividades que se realizan en la empresa, y tomar la mayoría de las decisiones desde los niveles más altos.

- Una organización descentralizada significa delegar muchos aspectos de la organización. La alta dirección básicamente tendría una función de control de los resultados finales.

2. MODELOS ORGANIZATIVOS

2.1. ORGANIZACIÓN LINEAL: todas las decisiones se concentran en una sola persona. Un solo jefe asume toda la responsabilidad y toda la autoridad. La desventaja radica en que no se fomenta la especialización.

2.2. ORGANIZACIÓN FUNCIONA O DE TAYLOR: se basa en la división y especialización del trabajo para conseguir la mayor eficiencia de los trabajadores. El problema es que si no está clara la línea de autoridad, puede haber problemas entre los jefes. Otro defecto es el posible encasillamiento de los trabajadores, que conlleva a la desmotivación e insatisfacción.

2.3. ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL: combina la organización lineal, que toma la figura de un solo jefe, sobre el que recae toda la autoridad y toda la responsabilidad y, el sistema funciona que toma la especialización.

2.4. ORGANIZACIÓN POR COMITÉS: los diferentes asuntos se asignan a varios equipos de trabajo:

- Equipo directivo: representa a los accionistas de la empresa.

- Equipo ejecutivo: lleva a cabo las decisiones tomadas por el equipo directivo.

- Equipo de vigilancia: integra a las personas de confianza encargadas de inspeccionar las labores de los empleados.

- Equipo consultivo: formado por especialistas encargados de asesorar.

Este tipo de organización ofrece soluciones más objetivas, aunque se tarda más en tomarlas.

2.5. ORGANIZACIÓN MATRICIAL: consiste en agrupar recursos humanos y materiales y asignarlos de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan.

Los empleados, cuando están en un proyecto, tienen dos jefes: el jefe del departamento al que pertenecen y el jefe del proyecto, que es el responsable de los proyectos individuales.

Ventajas: trabajan juntas personas especializadas con más libertad de actuación, las continuas relaciones entre departamentos hacen que se flexibilicen las estructuras y los trabajadores se implican más directamente en los objetivos, lo que favorece la motivación.

Desventajas, principalmente por la existencia de dos jefes, que puede ocasionar conflictos.

3. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL D ELAS PERSONAS EN LA EMPRESA

ESTRUCTURA U ORGANIZACIÓN FORMAL

Basada en una división del trabajo racional. Es la organización de los trabajadores en grupos de trabajo por parte de los directivos de la empresa, sin tener en cuenta la voluntad de los integrantes de dicho grupo.

La organización formal pretende indicar lo que hace cada uno, con quién se comunica y de quién es subordinado. Esta estructura no se refiere a los individuos, sino a las funciones o tareas.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que surge de manera no planeada, espontánea y natural, entre las personas que ocupan distintas posiciones en la organización formal.

Las empresas no deben olvidar la organización informal ya que junto con la organización formal, son dos estructuras superpuestas que viven unidas dentro de la empresa y que tienden a interferirse.

4. EL ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

EL organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de la empresa. Refleja las relaciones e intercambios de información entre los distintos departamentos, así como entre las personas que los integran.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS: La elección del tipo de organigrama va a depender de los objetivos de la empresa, del tipo de organización formal que tenga establecida y de las funciones que desarrolle.

- Organigramas circulares: el órgano de mayor jerarquía se coloca en el centro, las líneas de autoridad parten del entro a la periferia y los distintos niveles aparecen como círculos concéntricos.

- Organigramas verticales: el órgano de más alta jerarquía está colocado en la parte superior. Las líneas de autoridad parten de arriba abajo.

- Organigramas horizontales: en el que el órgano representado de más alta jerarquía se coloca en el margen izquierdo y las líneas de autoridad parten de izquierda a derecha.

- Organismos mixtos: se puede combinar el formato vertical para algunos niveles y el horizontal para otros.

5. FUNCIONES DEL PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN

5.1. FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN: la función de producción de bienes y servicios engloba todas las actividades dirigidas a la obtención de estos. El departamento de producción realiza esta función en empresas del sector secundario, donde hay transformación.

5.2. FUNCIÓN COMERCIAL: engloba diferentes tareas que se distribuyen en dos departamentos:

- El departamento de compras gestiona todos los procesos relacionados con el aprovisionamiento.

- EL departamento de ventas realiza todas las actividades para poner en el mercado los productos o servicios que la empresa fabrica o comercializa, este departamento tendrá su propia política de ventas.

5.3. FUNCIÓN FINANCIERA: la empresa necesita fondos para hacer frente a los pagos que conlleva su actividad. La función financiera de la empresa puede desarrollarse en:

El departamento de fianzas se ocupa de conseguir los recursos financieros ajenos que la empresa necesita, gestionarlos y administrarlos adecuadamente.

El departamento de contabilidad se encarga de registrar el patrimonio de la empresa en términos cuantitativos y cualitativos, tanto en su aspecto estático como dinámico y que debe ser registrado en los libros contables.

5.4. FUNCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: este departamento realizará tareas como la planificación de personal para cubrir los puestos de trabajo necesarios, organizar cursos de actualización y formación del personal,..

5.5. LA GESTIÓN DEL TALENTO: es un proceso de búsqueda de personal de alto potencial que aumente el valor de la empresa.

Medidas para gestionar el talento: atraer, reclutar y buscar personas cualificadas para los puestos vacantes, aprobar sueldos competitivos, diseñar programas para evitar la fuga de cerebros y ofrecer oportunidades de desarrollo y capacitación para los empleados.

6. RELACIÓN INTERDEPARTAMENTAL

La relación y la comunicación entre los departamentos son imprescindibles para el buen funcionamiento de la organización. La comunicación entre ambas funciones debe ser constante para evitar la descoordinación y la toma de decisiones perjudiciales para la empresa.