TEMA 9: EL ARCHIVO

1. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN SOPORTE PAPEL

1.1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

Fines de la clasificación:

- Acceder a la documentación con facilidad y rapidez.

- Tener un control de toda la documentación que  entra y sale de la empresa.

- Cumplir con las exigencias legales de conservación.

1.2. NORMAS Y SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Se deberá elegir entre todas las opciones que existen, pero partiendo de unas normas o recomendaciones generales.

- Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil de comprender y sencillo de utilizar.

- El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de cada empresa o departamentos, debe simplificar al máximo la entrada de documentos, siendo susceptible de ampliación en el futuro.

- En caso de duda se debe utilizar la clasificación alfabética.

Sistemas de clasificación: alfabética, numérica, geográfica, temática, cronológica y mixta.

A. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA: Es el método más utilizado, los documentos se clasifican de acuerdo con la primera letra del nombre principal del cliente, distribuidor o proveedor.

Ventajas: es un método muy sencillo tanto respecto a su comprensión como a su manejo, permite añadir documentos con facilidad, la localización es fácil no se precisan índices y permite clasificar todo tipo de documentos.

Inconvenientes: pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras, iniciales, artículos o abreviaturas, si un expediente incluye muchos documentos se corre el riesgo de duplicidad, si se extrae un documento y no se anota su falta puede pasar inadvertida.

Nombres de personas:

- Los nombres propios de personas individuales se ordenan según el primer apellido.

- Si coincide el primer apellido se ordenan por el segundo, y si este también coincidiera se tomará como base la comunidad autónoma, de residencia, luego la provincia, municipio y la calle.

- Si el nombre va precedido no se considerarán palabras que se pueden ordenar.

- En el caso de apellidos compuestos, separados por un guión, se considerarán un solo apellido.

- Los nombres extranjeros se clasificarán por el primer apellido.

- En el caso de nombres ingleses o portugueses, en lo que hay una inicial precediendo al apellido, esta se considerará parte del nombre propio.

Nombres de empresas:

- Se seguirá el orden alfabético de la palabra ordenatriz que será la primera denominación con significado distintivo.

- Si el nombre de la empresa está formado por el nombre y apellidos de su titular, se clasificará según lo expuesto para los nombres de personas.

- No se tendrán en cuenta para la clasificación las palabras genéricas, ni los artículos, ni las partículas.

- Tampoco se tendrán en cuenta los artículos que precedan a los nombres.

- Si las empresas son conocidas por sus siglas, se tomarán estas como su nombre, si las siglas no son conocidas internacionalmente se clasificarán por el nombre completo.

- Los organismos oficiales los ordenaremos según su denominación genérica.

- En caso de sucursales de empresas se ordenan como en el caso de las personas.

- Los nombres de empresas extranjeras irán archivados por su primera palabra.

B. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

Los documentos se agrupan asignado a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de números naturales. Se trata de un método indirecto de clasificación, cuando se utiliza este sistema de clasificación es necesario tener un índice para localizar los documentos específicos.

Ventajas: se puede clasificar un número ilimitado de documentos, la búsqueda es rápida, es un sistema muy exacto.

Inconvenientes: como la numeración es correlativa si se extrae un documento se reconoce fácilmente, es totalmente necesario un índice-guía para la localización de los documentos, para intercalar documentos a veces se hace necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar el esquema principal.

C. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

El criterio de ordenación será en orden decreciente, es decir, país, comunidad autónoma, provincia y municipio. Este sistema de ordenación se utiliza junto con el sistema alfabético porque dentro de cada municipio, si hay varios documentos, se ordenarían alfabéticamente.

Ventajas: los grupos son muy fáciles de identificar, se busca directamente, se pueden intercalar subdivisiones muy fácilmente.

Inconvenientes: no es aconsejable para archivos grandes, si la empresa realiza muchas operaciones internacionales puede resultar necesario tener muchos conocimientos geográficos, cuando se extrae algún documento es necesario hacer una marca.

La clasificación geográfica es muy aconsejable para empresas comerciales, también es apropiada para oficinas de exportación o de servicios.

Hay que tener en cuenta:

- Los puntos cardinales si van detrás del nombre no se tienen en cuenta para ordenar.

- Los nombres geográficos formaos por dos o más palabras deben entenderse indivisibles para la clasificación.

- No se utilizan para la clasificación los términos calle, plaza, avenida,…

- Si las calles o plazas llevan un número, se clasificarán alfabéticamente.

D. CLASIFICACIÓN TEMÁTICA

La pauta de agrupación de documentos se basa en el tema o asuntos sobre el que versan los mismos. Una vez agrupados los documentos por temas específicos, se ordenarán alfabéticamente, numéricamente e incluso cronológicamente.

Los documentos se agrupan basándose en unas características comunes a todos ellos, siguiendo algún criterio como:

- Agrupación de materias según categorías lógicas, y posteriormente se seguirá un criterio numérico o alfanumérico.

- Orden alfabético general de materias.

- Mezcla de agrupación alfabética y posteriormente un criterio numérico.

Ventajas: fácilmente comprensible, su utilización es sencilla, se busca directamente, se pueden intercalar subdivisiones muy fácilmente identificando subtemas.

Inconvenientes: puede haber dificultad para decidir el asunto o tema al que pertenece un documento, el mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos, lo que puede dificultar su clasificación y puede ser necesario un índice-guía para la localización de los documentos.

E. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Consiste en clasificar los documentos por fechas, normalmente se utiliza junto con otros sistemas. El sistema cronológico es muy sencillo y rápido, se empieza a clasificar por años, y luego por meses y días, debe utilizarse para la documentación poco voluminosa.

Ventajas: fácil de organizar y de utilizar, permite ir introduciendo nuevos documentos sin alterar el orden, se busca directamente, no son necesarios índices auxiliares.

Inconvenientes: no es aconsejable para archivos grandes, es necesario conocer la fecha de un determinado documento para poder buscarlo, puede resultar necesario mucho tiempo para localizar documentos específicos, cuando se extrae algún documento es necesario hacer una marca para dejar constancia.

1.3. ARCHIVO: CONCEPTO, OBJETIVOS Y CONDICIONES

Significados de archivo: conjunto de documentos de una empresa debidamente ordenados y clasificados de manera útil y eficaz, para localizarlos lo más rápido posible, o lugar donde se conservan todos estos documentos.

La tarea de archivar resulta imprescindible para disponer de toda la información que se necesite en el momento preciso.

El archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos:

- De naturaleza legal.

- De carácter técnico: un archivo es un centro activo de información necesario para todas las empresas, proporciona un servicio a muy bajo coste y sirve para conservar los documentos en perfecto estado.

Condiciones para que un archivo sea eficaz:

- Su utilización debe ser sencilla.

- Debe permitir recuperar la información rápidamente.

- No debe ocupar demasiado espacio, ni suponer un elevado coste.

- Tiene que ser flexible para que pueda adaptarse a los cambios.

- El mantenimiento debe ser constante.

- Solo deben acceder al archivo las personas autorizadas.

- Debe ser seguro contra situaciones como robo, incendio, desgaste,..

1.4. TIPOS DE ARCHIVOS

- Archivo de documentos: los peajes se almacenan en carpetas, cajas, cajones o armarios.

- Archivo de microfilm: utilizar microfotografías para reducir el tamaño del documento original, grabando la imagen en una película.

- Archivo informatizado: la información se almacena en el ordenador, en la memoria central o en cualquier soporte externo.

1.5. ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE UN ARCHIVO DE OFICINA

Los archivos se pueden organizar atendiendo a dos criterios:

SEGÚN EL GRADO DE AUTONOMÍA

- Archivo centralizado: los documentos se encuentran en un único lugar y desde allí se reparten a los departamentos de la empresa que lo soliciten, al estar en un único lugar se ahorrará espacio y material.

- Archivo descentralizado: consiste en organizar el archivo en distintos lugares de la empresa y cuando pasa un tiempo y los documentos ya no se utilizan o pierden vigencia pasan a un archivo definitivo.

SEGÚN EL GRADO DE UTILIZACIÓN

- Archivo activo: se utiliza para guardar los documentos de consulta frecuente.

- Archivo semiactivo: conserva documentos de consulta menos frecuente.

- Archivo inactivo, definitivo o pasivo: contendrá documentos que siguen teniendo valor histórico o documental.

1.6. EL PROCESO DE ARCHIVO

- Revisar: primero hay que revisar los papeles para decidir si es preciso guardarlos o no.

- Separar: deben colocarse en una bandeja todos los documentos que van al archivo.

- Clasificar: se clasificarán según el criterio elegido.

- Referenciar: como algún documento puede que deba colocarse en más de un archivo, debe anotarse una referencia para saber dónde está.

- Prearchivar: los documentos se colocarán siguiendo el mismo criterio y se mantendrán en carpetas, mientras se estén utilizando.

- Archivar: una vez utilizados los documentos, y cuando ya no se utilicen, se archivarán en el lugar que les corresponda.

NORMAS GENERALES

- Deben extraerse el fichero completo, aunque solo se necesite un documento.

- Si resulta totalmente imprescindible extraer un documento, es aconsejable dejar una nota advirtiendo dónde se encuentra el documento.

- Cuando se saque del archivo un fichero, hay que reemplazarlo lo antes posible para evitar posible para evitar posibles pérdidas.

- Se aconseja utilizar un sistema de control; es suficiente con una nota indicando el asunto, el destino y la fecha de salida del documento.

PROCESO DEL ARCHIVO CENTRAL

- Si se solicita un fichero, hay que rellenar un impreso donde conste el documento, la fecha del préstamo, la persona y el departamento al que se prestó.

- Los encargados del archivo revisarán periódicamente el registro para reclamar los ficheros que tiene que ser devueltos.

- Cuando se reintegre un fichero a su archivo, se saca la tarjeta que ocupaba su lugar anotando, en el registro de archivos, la fecha de su devolución.

1.7. PERMANENCIA DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

Es necesario conservar solo lo estrictamente necesario desde el punto de vista práctico y legal.

- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

- SI existen documentos mercantiles de carácter interno que no afecten a terceros, no es necesaria su conservación.

- Otros documentos deben conservarse indefinidamente, como aquellos de los que se derivan derechos de propiedad.

- Los documentos laborales, los libros de visita y de matrícula, así como los libros contables, tienen que conservarse al menos cinco años a partir del último asiento efectuado.

Las empresas deben decidir dos cuestiones:

- El tiempo que los documentos permanecerán en el archivo hasta pasar al archivo definitivo.

- EL tiempo que los documentos permanecerán en el archivo definitivo o almacén del archivo hasta ser destruidos.

1.8. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

EL proceso de destrucción variará según se trate de documentos confidenciales o no confidenciales.

Los documentos confidenciales deben destruirse mediante máquinas que los dejan reducidos a virutas para que sea imposible su recuperación.

Los documentos no confidenciales pueden destruirse por cualquier procedimiento, ninguna documentación debe tirarse a la papelera.

2. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN SOPORTE INFORMÁTICO

2.1. LAS BASES DE DATOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Para ello se emplean sistemas informáticos. La gestión e interrelación de grandes volúmenes de datos en un sistema informático se realiza a través de las bases de datos.

VENTAJAS

- Economía de espacio en el almacenamiento de la información.

- Ahorro de tiempo en el acceso a la misma.

- Facilita las tareas de ordenación, actualización, búsqueda y borrado.

- Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de sistemas en red.

- Hacer posible el intercambio de información.

- Proporciona las herramientas adecuadas para la realización de consultas y elaboración de informes personalizadas.

Una base de datos es un sistema de almacenamiento de datos ordenados.

Clases de base de datos:

- Bases de datos relacionales que estructuran y organizan la información mediante tablas distribuidas en filas y columnas.

- Bases de datos jerárquicas que enlazan los registros en una estructura en forma de árbol.

- En red.

- Orientadas a objetos.

2.2. PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

Se deben definir y seguir una serie de procedimientos de protección de datos para evitar el uso indebido de los mismos.

Perspectiva legal

Existe un marco legal que garantiza la protección de datos confidenciales, siendo la Agencia de Protección de Datos el organismo encargado de velar por el cumplimiento de la legislación de datos personales y controlar su aplicación.

Perspectiva física

Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar en lugares ignífugos y debe haber equipos de respaldo para prevenir posibles interrupciones en caso de mal funcionamiento o roturas de estos equipos.

Perspectiva de seguridad

Se debe definir una política de copias de seguridad, estas copias se realizan mediante aplicaciones específicas en soportes externos.

RECOMENDACIONES

- Realizar copias de seguridad diarias de aquella información que se actualiza frecuentemente y de alto valor. Las copias diarias deben ser incrementales, la copia diaria se debe conservar al menos durante una semana.

- Realizar copias semanales de aquella información menos importante. La copia semanal se debe guardar al menos durante un mes.

- Realizar una copia total cada mes y conservar una copia de cada mes al menos durante un año.

- Conservar una copia anual de la información.

- Las cintas o el medio que se utilice no debe almacenarse en el mismo sitio donde se realizaron. Los medios que tengan que estar en la misma ubicación que sean depositados en un armario o caja ignífugos.

- Realizar cada cierto tiempo una simulación de recuperación de las copias de seguridad para verificar que funciona correctamente.

Es imprescindible tener un antivirus actualizado y un firewall que nos proteja de posibles ataques externos.

3. ORGANIZACIÓN EN CARPETAS DEL CORREO ELECTRÓNICO Y OTROS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN TELEMÁTICA

Para organizar la información dentro del correo electrónico se emplean carpetas con la finalidad de ordenar los mensajes.

OUTLOOK EXPRESS/WINDOWS MAIL

Es un programa que actúa como gestor de correo y de noticias, nos permite crear, enviar y recibir mensajes.

Incluye:

- Bandeja de entrada: en ella se almacenan los mensajes entrantes.

- Bandeja de salida: en ella se almacenan los mensajes que hemos redactado y que se envían, en ese momento, desaparecen de esta carpeta y pasan a la carpeta de elementos enviados.

- Elementos enviados: contiene los mensajes que ya han sido enviados al servidor de correo.

- Elementos eliminados: en ella se almacenan los mensajes borrados.

- Borradores: sirve para crear correos que se almacenan de forma temporal en esta carpeta.

GESTIÓN DE CARPETAS Y REGLAS DE MENSAJERÍA

Opciones:

- Nueva: permite crear una nueva carpeta y darle un nombre, se pueden generar carpetas dentro de otras carpetas.

- Mover: permite cambiar de sitio una carpeta y su contenido.

- Cambiar nombre: permite renombrar una carpeta.

- Eliminar: elimina una carpeta y su contenido.

- Compactar/compactar todas las carpetas: permite realizar una tarea de reorganización de espacio dentro de las carpetas, para que se ahorre espacio y se mejore la navegación dentro de las mismas.

La creación de carpetas adicionales nos permite clasificar nuestros mensajes y crear reglas de correo.

WEB MAIL

Existe otro tipo de acceso al correo a través de una interfaz web, llamado web mail. Permiten ordenar y organizar el correo a través de carpetas.

- Bandeja de entrada: se ubican en ella los correos recibidos.

- Correo no deseado: para enviar el correo spam.

- Borradores: misma función que en Outlook.

- Enviados: almacena los correos enviados.

- Eliminados: se mantiene aquí los correos suprimidos hasta su eliminación definitiva.

- Administrar carpetas: nos permite organizar correo.

En la práctica, una adecuada gestión de nuestro correo nos permitirá sacar el máximo rendimiento del mismo y se convertirá en un aliado en nuestro trabajo diario.