1. LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
El correo de entrada es todo aquel que se recibe en la empresa, tanto
a través del servicio tradicional de correos, como mediante fax, mensajería, internet,
etc.
La correspondencia mercantil equivale a un documento de prueba y por
ello debe guardarse, la acumulación de correspondencia hace imprescindible
llevar un sistema de registro y archivo para no perder documentos y disponer de
ella cuando se necesita.
EL tratamiento que recibe la correspondencia al entrar en la empresa
se resume en los siguientes pasos: recepción y clasificación, numeración y
registro y distribución.
1.1. RECEPCIÓN Y
CLASIFICACIÓN
El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada
de recibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la
propaganda, que tendrá un tratamiento distinto.
Esta persona puede pasar toda la correspondencia a un subalterno que
se encarga de distribuirla o repartirla directamente a los departamentos.
Antes de abrir el correo debe tenerse en cuenta que existen
comunicaciones privadas, lo que vendrá indicado en el sobre con las
referencias, debe ser entregada a una determinada persona sin abrir.
El siguiente paso consiste en comprobar que en el sobre se encuentran
todos los documentos que se indican en el texto.
1.2. NUMERACIÓN Y
REGISTRO
La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de
entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de
entrada: nº asignado, fecha de llegada, destinatario de la comunicación.
Cuando se haya numerado la correspondencia se procederá a su registro
en el libro de registro de entrada.
1.3. DISTRIBUCIÓN
Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir
entre los destinatarios, primero se entrega la correspondencia urgente y
después el resto, las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.
LIBRO DE REGISTRO DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA
El contenido de este libro incluirá como mínimo los siguientes
apartados: número de orden o registro, fecha de llegada, remitente,
destinatario, asunto, clase de documento y anexos.
1.4. INFORMATIZACIÓN
DE LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
RECEPCIÓN
En el proceso de apertura y clasificación de la correspondencia se
integran los programas informáticos de gestión documental que convierten los
documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente
serán manipulados.
Ventajas: el original en papel se registra y archiva y no se manipula,
al estar el contenido en formato digital, el destinatario puede utilizar este
contenido para citarlo en su contestación, o puede archivarlo en su equipo
informático y consultarlo fácilmente cuando lo necesite.
NUMERACIÓN Y REGISTRO
Se imprime un sello en la copia digital, se permite la emisión de
etiquetas con dicho número que se pegan en el documento en papel y permiten su
correcto archivado.
Otras empresas utilizan códigos de barras que pegan en documento que
entra, y luego, a través de lectores de código de barras, llevan a cabo su
registro en un libro de formato digital.
DISTRIBUCIÓN
Los documentos se envían a los destinatarios mediante avisos
automáticos que advierten de la recepción, que queda almacenada en la red y
puede consultarse online.
2. LA SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA
La gestión de la correspondencia de salida engloba las tareas
necesarias para enviarla a un destinatario e integra los pasos
plegado-ensobrado, numeración-registro y envío.
2.1. PLEGADO Y ENSOBRADO
Las cartas se suelen doblar en tres partes y siempre con el texto o el
contenido hacia dentro, para que el membrete quede a la vista según se abre la
carta.
El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su
logo. En los sobre comerciales, el remite suele ir colocado en la parte
delantera del sobre. Casi nunca se utilizan sobres y papeles de tamaño
cuartilla.
También se utilizan sobres de medio folio donde cabe un folio doblado
por la mitad, y sobre de folio completo, utilizados para enviar contratos y
documentos que no pueden o deben doblarse.
2.2. NUMERACIÓN Y REGISTRO
Si se desea dejar constancia de la correspondencia que se envía al
destinatario, se procederá a registrar y archivar una copia de los documentos,
el registro se llevará en el libro de registro de salida.
Se estampa un sello fechador que contiene los siguientes datos:
salida, sección, departamento, número de registro y fecha de asiento.
LIBRO DE REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA
El contenido de este libro incluirá como mínimo los siguientes
aparatados: número de orden o registro, fecha de salida, remitente,
destinatario, asunto, clase de documento y anexos.
2.3. ENVIO
El pesado es necesario las tarifas postales toman como indicador el
peso del envío.
En cuanto al franqueo, consiste en pagar el precio correspondiente al
envío, el cual puede realizarse mediante distintas formas:
- Sellos: sirve de comprobante de previo pago en los envíos efectuados.
- Tu sello: comprar pliegos de 25 sellos personalizados.
- Franqueo pagado: pensado para usuarios que efectúen depósitos masivos de cartas. La
identificación de estos envíos se realiza con la impresión mecánica de un
rectángulo en la esquina superior derecha del sobre.
- Franqueo en destino: es el destinatario del envío quien paga su precio.
2.4. INFORMATIZACIÓN DEL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
REDACCIÓN
Prácticamente todas las cartas se escriben a partir de un programa
procesador de textos, Word. Estas aplicaciones permiten automatizar algunas de
las tareas repetitivas que se dan en el proceso de envío. También existen las
llamadas máquinas direccionadoras específicamente destinadas a escribir la
dirección en los sobres.
NUMERACIÓN Y REGISTRO
La agilizan y la hacen más eficaz, a través de etiquetas con códigos
de barras que se pegan en cada documento que sale de la empresa y que contienen
toda la información relativa al envío. Por medio de lectores de códigos de
barras, se efectúa su registro en un libro de formato digital.
FRANQUEO
Se usan más las llamadas máquinas franqueadoras, que pesan, cierran y
franquean el correo saliente.
3. SERVICIO DE CORREOS
La Red Pública permite: retirar los envíos postales depositados en los
puntos de acceso, la expedición y el tratamiento de estos envíos desde el punto
de acceso a la red postal hasta el centro de distribución, la distribución a
las direcciones indicadas en los envíos.
Los puntos de acceso son las instalaciones físicas donde se pueden
depositar los envíos postales, son los buzones a disposición del público. El
Servicio Postal Universal comprende los servicios prestados de forma permanente
en todo el territorio nacional y a precio asequible para todos.
Los servicios que Correos presta a las empresas son los siguientes:
- Envío de documentos: cartas y documentos, telegramas y burofax.
- Envío de paquetería: paquetería urgente, paquetería nacional, paquetería
internacional y valijas.
3.1. CARTAS Y DOCUMENTOS
CARTA ORDINARIA
El ámbito de entrega es nacional e internacional, correos presta como
servicios adicionales la posibilidad de petición de devolución, modificación o
corrección y la recogida a domicilio.
CARTA CERTIFICADA
Se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario, el receptor dispone de 15 días para recoger el
envío en Correos.
CARTA CERTIFICADA URGENTE
Se utiliza para aquellos envíos más urgentes, la entrega se realiza en
domicilio y mediante firma del destinatario en 24 horas para el correo
nacional, en Europa el plazo varía entre 1 y 3 días.
POSTAL EXPRÉS
Carácter urgente y entrega registrada, en territorio nacional el plazo
de entrega no supera las 24 horas y en las ciudades de Europa y EEUU es de 2
días.
CARTA URGENTE
Llegan a su destino en un día hábil en el caso de España y tres en el
de Europa, se entregan en el domicilio del destinatario y pueden tener carácter
certificado, entregándose bajo firma.
CORREO URGENTE INTERNACIONAL
Documentos de hasta 2 kilogramos con carácter urgente y seguimiento
informatizado. Se utiliza para el envío de documentos a las principales
ciudades de Europa de forma rápida y económica.
NOTIFICACIONES ADMINITRATIVAS
Indicado exclusivamente para entidades administrativas y judiciales
que quieran tener constancia de que se ha realizado la entrega de carácter
legal. Van certificadas y se realizan hasta dos intentos de entrega en
domicilio.
CORREO DIGITAL
Permite enviar una carta o tarjeta postal desde el ordenador, Correos
se encarga de imprimirla en blanco y negro o color, ensobrarla y depositarla en
el buzón. Puede enviar un documento a múltiples destinatarios.
3.2. TELEGRAMAS
TELEGRAMA NACIONAL
Se utiliza para enviar documentos breves con carácter urgente y
entrega registrada. En territorio nacional, el plazo de entrega no supera las
24 horas, Europa y EEUU el plazo es de 2 días.
TELEGRAMA INTERNACIONAL
Envío de mensajes internacionales originarios o urgentes. Pueden
cursarse por medio del teléfono, sin necesidad de personarse en las oficinas de
Correos y pueden complementarse con los servicios de acuse de recibo y copia
certificada.
TELEGRAMA INTERNACIONAL URGENTE
Se diferencia del servicio anterior en la prioridad de la trasmisión y
la entrega a domicilio.
TELEGRAMA ONLINE
Permite preparar el contenido de un telegrama, subir un fichero con
múltiples destinatarios y enviarlos a través de Internet. Se entrega en el día,
disponible para España y Andorra. Suele utilizarse para enviar textos a
múltiples destinatarios.
3.3. FAX Y BUROFAX
El burofax es un servicio para enviar de forma urgente y bajo firma
documentos relevantes que tienen carácter de prueba frente a terceros. Se
utiliza para realizar notificaciones de las que se quiere que quede constancia,
tanto de su notificación como del contenido.
3.4. ENVÍO DE PAQUETERÍA
PAQUETERÍA URGENTE
Sistema de envío para paquetes con carácter urgente y bajo firma, el
plazo de entrega no supera las 24 horas.
PAQUETERÍA NACIONAL
Paquete azul: sistema de envío de paquetes o documentos voluminosos a España y
Andorra. Se entregan bajo firma en el domicilio del destinatario, en caso de
que no sea posible proceder a la entrega pueden recogerse posteriormente en la
oficina de Correos.
PAQUETERÍA INTERNACIONAL
EMS Postal Exprés: paquetes con carácter urgente y bajo firma. Se ofrece: seguro,
reembolso, prueba de entrega y seguro.
Paquete internacional prioritario: envío de mercancías y objetos. Se entregan al
destinatario bajo firma y cuenta con una completa garantía por pérdida o
extravío.
Paquete internacional económico: envío de mercancías y objetos de la forma más
económica, se entrega bajo firma y dispone de garantía fija por pérdida o
extravío.
Paquete prepagado internacional: paquetes prepagados para envíos internacionales, con
justificante del envío realizado.
Valijas: correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España,
pueden elegirse los días y horarios de recogida y entrega más convenientes para
el cliente, de forma que se agrupan en un embalaje autorizado todos los envíos
que se deseen.
4. SERVICIOS PRIVADOS DE PAQUETERÍA Y MENSAJERÍA
4.1. SERVICIO NACIONAL
Servicio inmediato: mensajero a disposición exclusiva del cliente.
Mensajería urbana: con varias frecuencias diarias.
De hoy para hoy: recogida y entrega en el mismo día.
De hoy para mañana, entrega antes de las 8:30 h.
De hoy para mañana, entrega antes de las 10 h.
Entrega antes de las 13:00 h.
Servicio día de la semana.
4.2. SERVICIO INTERNACIONAL
La forma más rápida y fiable para la entrega de documentos y paquetes
en cualquier lugar del mundo a través de servicio aéreo. Las agencias agrupan
los países por zonas.
4.3. SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
Reembolso: el valor del envío lo paga el destinatario al recibirlo.
Comprobante o confirmación de entrega: el remitente o cliente recibe copia de albarán de
entrega firmada por el destinatario.
Valor declarado: el remitente contrata un seguro complementario para cubrir
completamente todos los riesgos que conlleva el envío.
Servicio de buzón: la agencia recogerá la correspondencia de un buzón previamente ha
colocado en la empresa.
Agencia-agencia: el remitente deposita sus envíos en la agencia de origen para que el
receptor los recoja en la agencia de destino.
5. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
5.1. PROTECCIÓN LEGAL
Se garantiza el secreto de las comunicaciones y en especial de las
postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial. La
correspondencia no puede ser abierta y leída salvo por su destinatario.
5.2. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
EN LA INFORMACIÓN
Las empresas aseguran el respeto a la confidencialidad de los datos
incluidos en la misma y que impidan el acceso a los mismos por personal no
autorizado.
RECEPCIÓN
Si los sobres indican que la correspondencia debe ser entregada, sin
abrir, exclusivamente a una determinada persona, así debe hacerse. Únicamente
se anotarán en el registro los datos correspondientes al envío, pero no al
contenido, haciendo constar el carácter de confidencial en el apartado
observaciones del respectivo registro.
CONSERVACIÓN
Deben tomarse las medidas necesarias en la conservación de la
correspondencia, para asegurar la seguridad y confidencialidad de los datos
incluidos en la misma, debe restringirse y controlarse el acceso a dicha
correspondencia.
ENVÍO
Una vez redactada la carta, hay que destruir todos los borradores en
papel y limitar el acceso a los archivos informáticos donde consta el original,
el ensobrado debe ser realizado por personal autorizado. Hay que entregar las
cartas debidamente cerradas para garantizar impedir acceder a su contenido, y
si se utilizan sobres de ventana, debe comprobarse que no puede verse ningún
dato relevante.
5.3. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
La Ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la
intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus
derechos. Protección de Datos de Carácter Personal regula todo lo referente al
tratamiento de información referente a personas físicas.
Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente
a personas físicas identificadas o identificables.
Estos datos relativos a las personas físicas pueden ser de muy diverso
tipo: datos de identificación, circunstancias sociales y personales, datos
sanitarios, datos profesionales o académicos y datos comerciales.
A la hora de la recogida de los datos, se establece la obligación de
informar previamente a las personas a las que se soliciten datos personales, de
que estos datos van a ser incluidos en un fichero.
Es bueno
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